Aprile, dolce dormire. A dispetto del conosciuto proverbio popolare che identifica questo periodo annuale con il primo tepore della primavera ed un correlato senso di stanchezza, l’attenzione di tutti noi è invece massima in quanto con il corrente mese di aprile si entra nella fase di approvazione dei bilanci di esercizio relativi all’anno 2014.
Il processo di formazione del bilancio è un atto complesso ed articolato che vede concorrere vari organi, dagli amministratori che lo predispongono, ai sindaci ed ai revisori i quali hanno specifici obblighi di vigilanza e di controllo, infine ai soci che sono chiamati alla relativa approvazione.
Le fasi in cui si articola la procedura di formazione del bilancio di esercizio di una società di capitali, fra cui anche la società cooperativa, che redige il bilancio in ossequio alle norme del codice civile, possono essere così identificate:
- redazione ed approvazione del progetto di bilancio da parte dell’organo amministrativo, corredato se necessario dalla relazione sulla gestione;
- comunicazione del progetto di bilancio (con unita l’eventuale relazione sulla gestione) al Collegio Sindacale ed al soggetto incaricato della revisione legale (qualora presenti);
- redazione delle rispettive relazioni al bilancio da parte del Collegio Sindacale e del soggetto incaricato alla revisione legale (qualora presenti) e trasmissione di dette relazioni all’organo amministrativo;
- deposito del progetto di bilancio (con unita l’eventuale relazione sulla gestione) e delle relazioni del Collegio Sindacale e del soggetto incaricato della revisione legale (qualora presenti) presso la sede sociale; qualora la società che predispone il progetto di bilancio possegga partecipazioni di controllo e/o di collegamento, occorrerà depositare anche le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate ed un prospetto riepilogativo di sintesi dei dati più significativi dell’ultimo bilancio delle società collegate;
- disamina e delibera di approvazione da parte dei soci riuniti in assemblea generale ordinaria del progetto di bilancio (nel sistema tradizionale di amministrazione e controllo) ovvero da parte del Consiglio di sorveglianza (nel sistema dualistico);
- deposito del bilancio completo delle relazioni e del verbale di approvazione presso il Registro delle Imprese.
Per individuare le tempistiche delle diverse fasi del procedimento di formazione del bilancio di esercizio, si deve necessariamente operare per così dire a ritroso. Nel senso che le norme civilistiche indicano soltanto che la convocazione dell’assemblea generale ordinaria dei soci (in prima convocazione) deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Per cui, in riferimento all’anno corrente, entro il 30 aprile p.v..
Fissata detta data, si va indietro; di conseguenza, ai 120 giorni di cui prima vanno detratti i 30 giorni previsti dall’art. 2429 comma 1° Codice Civile, per la comunicazione dei documenti di bilancio al Collegio Sindacale ed al soggetto incaricato della revisione legale (qualora presenti).
Inoltre il progetto di bilancio e le relazioni degli organi di controllo di cui prima devono rimanere depositati presso la sede sociale durante i quindi giorni precedenti la data in cui è fissata l’assemblea generale ordinaria dei soci per l’approvazione del bilancio.
Di modo che, calcolando i giorni a ritroso, in via generale si individua nel termine del 31 marzo la data entro la quale si deve riunire il consiglio di amministrazione per la predisposizione del progetto di bilancio e la data del successivo 15 aprile per il deposito del progetto di bilancio medesimo, integrato dalle relazioni degli organi di controllo, presso la sede sociale.
In assenza del Collegio Sindacale ovvero dell’organo di revisione legale, la data del 31 di marzo fissata per l’approvazione del bilancio di esercizio da parte del Consiglio di Amministrazione, può slittare legittimamente sino al successivo 14 di aprile.
La predisposizione del progetto di bilancio di esercizio è un obbligo collegiale di tutti gli amministratori che non può essere oggetto di delega ai singoli amministratori (art. 2381 comma 4° C.C.). Nell’ipotesi di omessa convocazione del Consiglio di Amministrazione da parte del Presidente, può attivarsi un singolo consigliere, ma non l’organo di controllo. La redazione del bilancio e dei documenti in cui esso si compone non compete mai agli organi di controllo (sindaci e revisori), neppure nel caso di sopravvenuta mancanza di tutti i consiglieri (a tale incombenza provvederanno i nuovi amministratori). Per pervenire alla corretta predisposizione di tutti i documenti di bilancio, la società dovrà organizzarsi adeguatamente al proprio interno, anche eventualmente esternalizzando funzioni operative, in tempo utile. Non è unanime in dottrina se il progetto di bilancio debba essere trasmesso ai singoli consiglieri con un tempo minimo di anticipo rispetto al giorno in cui è fissata la riunione consigliare per la relativa approvazione. In carenza di una previsione legale sembrerebbe opportuno che il consiglio di amministrazione, all’atto del suo insediamento ovvero anche successivamente, provveda a dotarsi di alcune regole interne in ordine a tale particolare aspetto. Va da sé che buon senso e buona prassi comportano che tutti gli amministratori siano posti in condizione di avere una adeguata conoscenza dei diversi documenti di bilancio e che tale documentazione sia resa disponibile in tempo utile (ossia, anticipato) rispetto alla data della relativa riunione consigliare.
Qualora un amministratore ritenga di esprimere riserve e/o osservazioni in ordine al progetto di bilancio di esercizio che comportino la sua personale non condivisione del progetto di bilancio che viene presentato in sede consigliare, il medesimo consigliere, ai fini dell’esonero da eventuali profili di responsabilità, dovrà far constatare il proprio dissenso richiedendone adeguata annotazione nel verbale della riunione consigliare; e nel contempo dovrà fornire immediata notizia del proprio dissenso al Presidente del Collegio Sindacale (nel caso la società abbia l’organo di controllo). L’amministratore dissenziente, oltre a quanto dianzi osservato, ha la facoltà di illustrare ai soci intervenuti nell’assemblea di approvazione del bilancio i motivi che lo hanno condotto a formulare i rilievi critici in ordine al progetto di bilancio. Ciò, a maggiore ragione, allorquando l’eventuale approvazione del bilancio di esercizio comportasse possibili pregiudizi (danni) per i soci, i creditori e comunque i terzi in genere.
In caso di società che si trovino in situazioni di pesanti difficoltà economiche e presentino evidenti squilibri finanziari e patrimoniali, seppure non sia richiesto dalle norme di legge, si ritiene opportuno che il Consiglio di Amministrazione, unitamente al progetto di bilancio, presenti all’approvazione dei soci riuniti in assemblea il piano industriale (business plan), ossia il documento che illustra sia in termini qualitativi che quantitativi le intenzioni del management relative alle strategie competitive dell’azienda, le azioni che saranno realizzate per il raggiungimento degli obiettivi strategici ed in particolare individua e diffonde la stima dei risultati attesi.
L’analisi del piano industriale permette infatti di valutare le prospettive di continuità aziendale; di converso la sua approvazione da parte dell’assemblea dei soci consente di rafforzare la credibilità (conformità ai criteri valutativi prudenziali imposti dal legislatore civilistico) di alcune particolari iscrizioni di poste attive di bilancio quali possibili avviamenti, oneri pluriennali, imposte anticipate, etc, la cui legittimità dipende in gran parte dai risultati gestionali che gli amministratori prevedono di ottenere nei successivi esercizi.
L’organo di controllo (collegio sindacale e/o revisore legale) che provvede a verificare i documenti di bilancio per pervenire a redigere e presentare la propria relazione, può rinunciare ai quindici giorni di tempo previsti dalla legge. E’ chiaro però, e questo vale in modo particolare per l’organo a cui è affidata la revisione legale, il minore tempo a disposizione non potrà mai essere compresso in modo tale da non consentire di effettuare i necessari controlli sul bilancio. Tanto più che nel caso in cui successivamente alla sua approvazione il bilancio dovesse dimostrarsi non conforme ai principi ed ai criteri valutativi previsti dal codice civile, ivi compresi quelli contabili, e tale fatto dovesse comportare un serio pregiudizio, il revisore sarebbe esposto a gravi rischi di responsabilità civile, in ragione del fatto che gli organi di controllo rispondono solidalmente con gli amministratori per i danni che si sarebbero potuti evitare se i medesimi avessero adempiuto al loro incarico professionale con la diligenza e l’attenzione a ciò necessari.
Il deposito del progetto di bilancio di esercizio presso la sede sociale, unitamente alle relazioni degli organi di controllo ed agli altri documenti eventualmente richiesti, adempie ad una funzione importante, in quanto permette in tale modo a tutti i soci di poterne prendere adeguata visione e con un congruo anticipo rispetto alla data fissata per la relativa approvazione. Il mancato o tardivo adempimento del deposito presso la sede sociale può determinare l’annullabilità della delibera assembleare. L’obbligo del deposito viene comunque ritenuto adempiuto anche se i documenti risultino a disposizione dei soci nei soli orari di ufficio e nei giorni non festivi (nell’ambito temporale dei quindici giorni antecedenti all’assemblea di approvazione del bilancio). Parimenti, in caso di seconda convocazione, si ritiene che i quindici giorni a ritroso possano essere conteggiati da tale seconda data, in quanto, in tale caso, viene integrata comunque la ratio della norma che risiede nel rendere possibile ai soci un lasso di tempo per l’esame del bilancio di almeno 15 giorni.
In ultimo, la convocazione dell’assemblea generale ordinaria dei soci di approvazione del bilancio di esercizio: la medesima deve avvenire entro i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Il rispetto del termine si riferisce all’obbligo della convocazione dell’assemblea e non alla sua effettiva tenuta: per cui si verifica molto frequentemente nella prassi operativa che un’assemblea convocata nei termini di legge, per la mancanza del quorum costitutivo ovvero per eventuali rinvii, approvi il bilancio in un momento successivo alla scadenza di tale termine (la seconda convocazione deve intervenire comunque entro i trenta giorni dalla prima).
Gli amministratori, in presenza di una apposita previsione statutaria, possono derogare dal termine dei 120 giorni e provvedere a convocare l’assemblea di bilancio entro il maggiore termine dei 180 giorni, nelle ipotesi che seguono:
- obbligo di redazione del bilancio consolidato;
- quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società.
Se gli amministratori si avvalgono di tale specifica deroga, convocando l’assemblea generale dei soci per l’approvazione del bilancio di esercizio nel maggiore termine dei 180 giorni, dovranno menzionare tale fatto nella relazione sulla gestione (ovvero nella nota integrativa se presentano il bilancio in forma abbreviata), illustrandone le motivazioni.
La proroga ai 180 giorni viene consentita solo in presenza di ragioni connesse, in modo stabile e quindi non transitorio ovvero meramente occasionale, con l’organizzazione dell’impresa e quindi con le stesse modalità di svolgimento (struttura) dell’attività aziendale (oggetto). Alcuni casi in cui è possibile avvalersi di tale deroga possono essere i seguenti:
- necessità di valutare le partecipazioni possedute nelle società controllate e/o collegate, pur non essendo tenuti alla redazione del bilancio consolidato;
- esistenza di un’organizzazione produttiva (commerciale) e contabile variamente decentrata in più sedi periferiche, ciascuna delle quali ha una sua separata contabilità;
- dimissioni in blocco degli amministratori in prossimità del termine annuale ordinario di convocazione dell’assemblea dei soci, con la necessità di lasciare ai nuovi amministratori un adeguato tempo per raccogliere i dati contabili e verificarli;
- ampliamento dell’organizzazione territoriale aziendale della società che necessiti un riadeguamento della struttura amministrativa;
- modifica del sistema informativo amministrativo / contabile.
Si ritiene che non costituiscano legittimi motivi per ricorrere alla deroga del termine lungo dei 180 giorni, altre situazioni, spesso invece ricorrenti nella prassi, correlate vuoi alla modifica di norme di legge in materia per esempio fiscale, vuoi alla necessità di procedere a rivalutazioni e/o altre operazioni similari, vuoi ancora in presenza di squilibri economici e/o finanziari.
La mancata motivazione del rinvio oltre i termini dei 120 giorni non invalida la delibera assembleare, ma può costituire fonte di responsabilità in capo agli amministratori.
Il mancato rispetto dei termini per l’approvazione del bilancio di esercizio, sia quello ordinario dei 120 giorni, sia in eventualità quello successivo più ampio dei 180 giorni, non determina l’invalidità della delibera assunta dall’assemblea dei soci, tardivamente convocata. Affinchè gli amministratori (ed in mera eventualità anche l’organo di controllo per mancanza di attivazione) possano essere ritenuti responsabili, occorre che da tale mancata convocazione nei termini di legge sia derivato un danno alla società e che sia altresì possibile giudizialmente dimostrare che tale danno si sia verificato proprio nel periodo ricompreso fra la data ordinaria di approvazione del bilancio di esercizio e la data effettiva di sua approvazione.
In tale situazione, di omessa convocazione, è pertanto opportuno che l’organo di controllo, se sussistente, provveda senza indugi a convocare i soci in assemblea ai sensi dell’art. 2406 comma 1° C.C..
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a cura del dott. Gioacchino Dell’olio
