Come noto il Regolamento Europeo 679/2016 ha introdotto una serie di disposizioni finalizzate a rafforzare la protezione dei dati personali.
Tra i principi più importanti introdotti dal Regolamento c’è il concetto di responsabilizzazione del Titolare del Trattamento ovvero della persona fisica, giuridica, dell’autorità pubblica, del servizio, o di altro organismo (e quindi anche della Società cooperativa) che determina le finalità e le modalità di trattamento.
In particolare il Titolare del Trattamento deve mettere in atto una serie di misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire che siano trattati solo i dati necessari per ogni specifica finalità di trattamento, nonché adempiere ad obblighi di trasparenza ed informativi.
Tra le tante, il Regolamento Ue 679/2016 prevede che affinché un trattamento possa definirsi corretto e trasparente è necessario, innanzitutto, che all’interessato venga resa un’informativa sull’esistenza del trattamento e sulle sue finalità.
Tale concetto, applicato al rapporto di lavoro, comporta l’obbligo in capo al Titolare del Trattamento – datore di lavoro – di rendere edotto l’interessato – lavoratore – circa le modalità concrete con cui avviene il trattamento dei dati che lo riguardano.
E’ evidente infatti, che ogni datore di lavoro, nell’ambito del rapporto di lavoro, tratti sia dati personali (qualunque informazione, inclusi suoni ed immagini, tale da consentire di identificare una persona fisica sia in modo diretto che indiretto) che dati particolari (informazioni concernenti aspetti più intimi della vita di un individuo quali ad esempio i dati sanitari o i dati contenuti all’interno delle buste paga inerenti la trattenuta sindacale).
Per adempiere all’obbligo informativo, previsto oggi anche dall’art. 13 del Regolamento Ue 679/2016, il datore di lavoro dovrà rendere note ai propri lavoratori, tra l’altro, le seguenti informazioni:
a) l’identità ed i dati di contatto del Titolare del Trattamento;
b) le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali ed eventualmente particolari nonché la base giuridica del trattamento;
c) eventuali soggetti terzi ai quali possono essere trasmessi i dati del lavoratore;
d) il periodo di conservazione dei dati;
e) l’esistenza del diritto del lavoratore ad accedere ai propri dati personali, la rettifica e la cancellazione degli stessi.
L’informativa è indispensabile non solo per la fase dell’assunzione del lavoratore ma anche per tutto il periodo di gestione del rapporto lavorativo sotto il profilo previdenziale, assicurativo, fiscale, sanitario ed amministrativo in genere; ed al documento dell’informativa occorre, comunque, adempiere a prescindere se la gestione complessiva del rapporto lavorativo avviene all’interno dell’azienda o presso un professionista esterno.
Per tale motivo, sarà opportuno che i Titolari del trattamento aggiornino l’informativa ai lavoratori in base alle nuove prescrizioni contenute nel Regolamento 679/2016, anche se l’abbiano già resa ai propri lavoratori nella vigenza del D.Lgs. 196/2006.
Tale adempimento costituirà il preliminare tassello della struttura aziendale in materia di privacy cui sono tenuti a dotarsi tutti gli operatori economici per essere conformi alle prescrizioni contenute nel Regolamento 679/2016.
Si segnala l’importanza del rispetto della nuova normativa anche in considerazione del fatto che il Garante della Privacy, con deliberazione del 14 febbraio 2019, ha precisato che le attività ispettive svolte dall’apposito nucleo della Guardia di Finanza saranno finalizzate, tra l’altro, alla verifica dei presupposti di liceità del trattamento e del rispetto dell’obbligo dell’informativa cui si è fatto cenno.
A cura del
Dott. Valter Semino
Studio Legale Ivaldi
