Il Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili ha recentemente pubblicato, in data 17 settembre u.s., le nuove norme di comportamento del Collegio Sindacale delle società non quotate. E’ un fatto sicuramente importante in quanto coloro che ricoprono la carica di sindaco in dette società, fra cui le medesime società cooperative, hanno la possibilità di trovare una guida, per così dire una vera e propria bussola, nella complessa ed articolata attività di vigilanza. Tali nuove norme di comportamento sono entrate in vigore dal giorno 30 settembre u.s.. Vediamo, in via preliminare, alcune previsioni di maggiore interesse.
Sindaco unico
Viene confermato l’orientamento ministeriale relativamente al fatto che il sindaco unico non può essere nominato se lo statuto sociale prevede la presenza di un organo collegiale (in tal caso, per potere provvedere alla nomina dell’organo monocratico occorrerà apportare le conseguenti modifiche allo statuto sociale); inoltre viene ritenuta ammissibile la nomina del sindaco unico supplente, a condizione però che lo statuto lo preveda.
Indipendenza dei sindaci
Si prendono in esame le fattispecie di rischio in ordine al profilo dell’indipendenza finanziaria dei sindaci, fra cui la dipendenza finanziaria. In merito si conferma il meccanismo di comparazione fra i compensi percepiti dal sindaco dalla società in cui riveste la carica sindacale e quelli complessivamente percepiti dal medesimo. Più alta è l’incidenza percentuale maggiore è il rischio di dipendenza finanziaria.
Partecipazioni alle assemblee sociali ed alle riunioni dei consigli di amministrazione
Viene chiarito con una maggiore esplicitazione rispetto al passato che il sindaco ha facoltà di intervento, sia nelle assemblee sociali, sia nei consigli di amministrazione, non solo in rappresentanza del collegio sindacale, ma anche a titolo personale. In tale caso, se il dissenso è personale del sindaco, il medesimo dovrà richiedere la verbalizzazione delle proprie personali dichiarazioni. Più in generale, nelle partecipazioni ai consigli di amministrazione, i sindaci, i quali dovranno essere adeguatamente informati sui vari punti posti all’ordine del giorno, hanno il compito di controllare che le decisioni degli amministratori (ossia, le loro deliberazioni) siano conformi ai principi di corretta gestione e che le stesse decisioni non possano comportare dei pregiudizi all’integrità del patrimonio aziendale. I sindaci hanno quindi l’obbligo di intervenire (altrimenti, se non lo fanno, contravvengono ai doveri insiti nella loro funzione di vigilanza) qualora nel corso della riunione si ravvisino violazioni della legge o dello statuto o dei criteri di corretta e sana amministrazione, manifestando il loro dissenso ovvero le loro riserve e richiedendo che tali osservazioni critiche siano verbalizzate. Nei casi di estrema gravità possono richiedere che il verbale che riporta tali osservazioni sia redatto in via contestuale alla riunione ovvero senza indugio immediatamente dopo la stessa. Nel caso la società controllata sia retta da un amministratore unico, si ritiene opportuno che il collegio (ovvero il sindaco unico) richieda periodicamente, con cadenza almeno semestrale, all’amministratore unico ed utilizzando la forma scritta, notizie ed informazioni sull’andamento della gestione sociale e sulle più importanti operazioni poste in essere. Inoltre, oltre alla manifestazione del proprio dissenso espresso nelle relative verbalizzazioni, il collegio sindacale potrà richiedere al Presidente del Consiglio di Amministrazione di riconvocare il consiglio per modificare la delibera precedentemente assunta in violazione delle norme di legge, dello statuto ovvero dei criteri di corretta gestione.
Strumenti di reazione dei sindaci
Il collegio sindacale, oltre a quanto già evidenziato, dispone di ulteriori quattro strumenti di reazione ad eventuali gravi violazioni poste in essere dagli amministratori. In sintesi: 1) convocazione dei soci in assemblea: in tali casi, previa comunicazione al Presidente del Consiglio, il collegio può in via autonoma, se è ritenuto urgente assumere delle decisioni in merito, convocare l’assemblea dei soci, redigendo l’ordine del giorno e predisponendo un’apposita relazione sui fatti censurati; 2) impugnativa delle delibere del consiglio di amministrazione: tale facoltà spetta al collegio e non personalmente ai suoi singoli membri; 3) azione di responsabilità nei confronti degli amministratori: è ammissibile solo in caso di irregolarità e violazioni gravi che hanno cagionato, o continuino a cagionare, un danno grave alla società. In tali casi si ritiene opportuno che l’esercizio di tale azione sia coordinata con l’assemblea dei soci. 4) controllo giudiziario: tale richiesta si ritiene legittima quando il collegio sindacale, nell’espletamento delle proprie funzioni di vigilanza, abbia riscontrato importanti violazioni da parte degli amministratori dei propri doveri (ovvero che sospetti che tali violazioni siano in corso o possano essere commesse nel breve periodo) tali da comportare un danno grave alla società. In via preliminare dovrà essere effettuata un’approfondita indagine conoscitiva sulle eventuali irregolarità gestionali, possibilmente svolta in contradditorio con i medesimi amministratori. In tali casi, si consiglia comunque di porre all’attenzione degli organi giudiziari competenti per materia le ipotesi di irregolarità individuate, lasciando poi ai medesimi organi la decisione se disporre o meno il controllo giudiziario.
Controlli sulla gestione pregressa.
In caso di sostituzione del collegio sindacale ovvero del sindaco unico, viene previsto un dovere deontologico di collaborazione con i nuovi sindaci, subentranti. Tale dovere si concretizza innanzi tutto nella disponibilità a consegnare il libro dei verbali del collegio in tempi ragionevoli; quindi, nel mettere a disposizione dei nuovi sindaci le informative acquisite nel loro periodo di vigilanza, tanto più se in relazione a situazioni di eventuale criticità, quali, per esempio, gravi irregolarità fiscali ravvisabili dai verbali della G.d.F. ovvero della Agenzia delle Entrate. Va peraltro precisato che in condizioni normali di gestione, cioè nei casi di non sussistenza di rilevate criticità, i nuovi sindaci non sono tenuti ad estendere il loro controllo alla gestione pregressa.
Controlli sui finanziamenti dei soci
Viene precisato che il controllo dei sindaci deve estendersi ai casi di restituzione ai soci dei loro finanziamenti, in modo da individuare eventuali restituzioni indebite, in particolare in situazioni di crisi aziendale (per es. in situazioni prefallimentari ovvero ante il provvedimento di liquidazione coatta amministrativa per le società cooperative). Nei casi di rinuncia da parte di uno o più soci ai loro finanziamenti e, correlativamente, di trasformazione in capitale di rischio, il sindaco dovrà verificare il perfezionamento e quindi l’effettività della rinuncia.
Controlli sui bilanci
In modo molto opportuno le nuove norme di comportamento evidenziano i diversi ambiti di operatività e, quindi, le diverse assunzioni di responsabilità, dei sindaci e dei revisori legali dei conti in punto di controllo sui bilanci. I sindaci che non sono incaricati della revisione contabile hanno l’obbligo di vigilare sulla doverosa osservanza, da parte degli amministratori, delle norme procedurali di approvazione e di pubblicazione del bilancio. La verifica di rispondenza dei dati contabili al bilancio di esercizio ed i vari controlli analitici sulle singole voci del bilancio sono di stretta competenza del revisore legale dei conti. Il concetto viene ribadito in modo ancora più pregnante nel paragrafo 7.1 dei nuovi principi di comportamento, dedicato alla relazione al bilancio di esercizio, laddove viene esplicitato che il collegio sindacale non ha alcun obbligo, neppure in via sostitutiva, di revisione del bilancio, quando detto incarico sia affidato ad un revisore legale dei conti ovvero ad una società di revisione. Va peraltro fatto salvo il caso in cui il giudizio professionale del revisore (ovvero della società di revisione) si concluda con dei rilievi: in questo caso è opportuno che il collegio sindacale od il sindaco unico formulino le proprie rispettive valutazioni.
Più in generale occorre tenere sempre presente, anche ai fini delle responsabilità conseguenti, che l’obbligo di vigilanza dei sindaci attiene ai mezzi che si mettono in campo e non al risultato. Questo per dire che i doveri si concretizzano nell’attuare una vigilanza professionale, usando la massima diligenza e criteri metodologici consolidati. Di qui, l’importanza che assumono le nuove norme di comportamento del collegio sindacale che costituiscono proprio una linea guida autorevole la quale potrà tornare utile anche in tutti quei casi in cui si discuta, in ambito giudiziario, della negligenza (eventuale) dell’organo di controllo. Si deve comprendere, infatti, che la realtà aziendale di norma è assai complessa ed i controlli, pur attenti e mirati che si possano predisporre, non potranno mai essere totalizzanti. Di conseguenza le norme di comportamento individuano nel risk approach il criterio metodologico in base al quale improntare tutta l’attività di vigilanza: identificando, dopo un’attenta analisi della realtà aziendale (dimensione, funzionalità degli apparati amministrativi interni, fra cui in primis, verifica di adeguatezza del sistema amministrativo contabile, area di mercato e tipologia di attività, etc.), le aree aziendali potenziali di rischio e valutandone la loro significatività, al fine di pervenire ad una corretta pianificazione dell’attività di vigilanza, sia in punto di intensità che di frequenza.
a cura del Dott. Gioacchino Dell’Olio
